职场中开会的学问

头脑风暴会议，部门战略会议，客户会议，新闻发布会，各种营销峰会，推介会，甚至各种论坛营销人员总是要花大量的时间去处理各种会议。拍拍脑袋想一想。我们一个月有多少小时被会议占据？

可能很多营销人员也有同感，就是领导、下属、记者、朋友或者家人给你打电话的时候，你往往会给对方“在开会”的回答。

而这些大大小小的会议，有多少是有价值的？去了之后有多少人后悔？还有几个像鸡肋一样无伤大雅的？

参与的人多了，我们也会总结一些经验。对于参与者的选择，每个人都有自己的原则和标准。会议管理其实就是一个选择和时间管理的过程。做好会议管理，会让你的工作效率提高很多。

陈洋

基斯媒体集团中国战略资源总监

会议频率：至少一天一次；

参与类型：公司自己团队的会议，与其他部门的会议，与客户的会议，论坛等。

出席设备：笔记本电脑或iPad；

见面地点：多在公司召开，一些非常重要的问题可能会在餐厅或咖啡厅与客户讨论；

创意会议形式推荐：内容大于形式，会议是为了解决问题；

会议管理经验：在会议之前，所有与会者必须清楚会议的目标。第二，他们不应该在会议上分心。对于不能谈或者说不清楚的事情，可以考虑先放一放。

如何与客户见面？

第一，明确和客户见面的目的是什么。

会前要明确会议的重点，需要准备的内容，会后想要的东西。有时候客户想不清楚，也不知道说什么好。这时候，更要明确和客户见面的目的。关键是要解决问题，否则就是浪费时间。

第二，明确你在会议中的角色。

分类，如果我们与客户分享我们的服务或产品，我们会谈得更多。如果是客户给我们分配什么任务，我们就要多听少说。不管我们的角色是给人提建议，还是理解信息，还是帮助客户说服他人等等。应该说清楚。

需要注意的是，有时候和客户见面的不仅仅是我们媒体策划公司，还有其他参与项目会议的公司，比如调研公司、创意公司等。这种情况下，有时候我们对项目的意见分歧很大，需要注意自己的参与角色，考虑自己的言辞和沟通方式。尤其是对于自己不负责的部分，一般来说不强调也不反对，但同时也不能一味退让，这就需要权衡了。切记不要以主人自居，否则会给自己和客户带来更多的麻烦。

第三，要符合客户的口味。

会前做好充分的准备，明确自己与客户的关系，用客户喜欢、容易接受的方式与客户沟通。比如有的客户喜欢看表，有的客户喜欢看图，有的客户想要更多的口头交流而不是单方面的灌输，所以需要把握方式。

第四，会议必须结束。

这是会后必须做的事情，总结要发给客户和所有相关人员。因为很多时候，会上说好的，客户一转头就忘了，可能会导致以后出现各种问题。总结一方面是明确每个人的分工和责任，另一方面也是保护公司本身的一种方式。这也适用于公司内部的各种会议。

郑国强

盛源国际营销公司营销总监

会议频率：一周6次以上；

参与类别：内部沟通会、跨部门业务协调会；公司月度会议、季度会议、年度会议和业务会议；产品、推介会、培训会、媒体沟通会等。

设备：笔记本电脑；笔记本；

会议地点：总部；张家界，庐山，马尔代夫等。欧洲；

创意会议形式推荐：视频会议、电话会议、网络会议；

会议管理经验：一、会前做好充分的计划和准备。会议组织者要明确会议的主题，要通过会议解决的问题，提前准备好会议的基本要点和草稿，提高会议效率，否则容易跑题；第二，在会议中，要做好会议组织和相关会议工作。要有文笔好、逻辑性强、注意力集中的人做会议记录，会后及时将会议讨论的结果、意见、决议等形成会议纪要，发给相关人员；第三，会后要有明确的后续和落实。对于会上形成的决议和意见，做出纸面要求，明确完成时间、负责人、相关支持者等。并指定跟进人，及时督促跟进，通报进展情况，确保会议研究的事项按时落地，落实到位。

每周例会将这样举行

一、固化时间和内容，形成惯例和习惯，提高会议效率。

有必要在固定的时间召开例会，比如每周一上午10点，让大家形成习惯，这样可以提前安排工作。从内容上来说，总结一下我们上周做了什么，各项重点工作的进展，目前的情况，下一步的主要工作，需要哪些支持。最后统一强调，明确下一步的重点。关键是要形成一个套路。开会时，议程清晰，条理清晰，简洁明了，会提高效率。

二是会议组织者要在会前梳理，会中引导，充分发挥主导作用。

作为部门会议的组织者，直接关系到整个会议的效率和效果。所以，在开会之前，我们要梳理一下上周做了什么，公司最近做了什么，下一步计划了什么策略和活动等等。对于需要明确的重点内容，先列出一个大致的会议提纲，避免遗漏。在人员汇报的过程中，组织者要非常清楚哪些需要澄清，哪些需要调整，哪些需要强调，哪些需要跟进等等。以保证会议顺利进行，明确会议要点。

第三，齐心协力，充分沟通，更好的发现机会，发现问题，解决问题。

营销需要每个人、每个部门之间的相互沟通、协调、支持与合作，需要团队合作的精神。比如一场好的推广活动，不仅需要设计部门充分发挥想象力和创造力，设计出更吸引眼球的海报和销售辅助工具，还需要产品人员对品牌定位和企业形象进行长远的规划和建设，提出合理化建议。还需要推广人员与一线人员充分沟通，发现问题然后拿出更简单可行的策略和措施。一场推广活动涉及到很多环节、部门、人员、细节，需要彼此充分沟通。

葛承志

齐王营业部运营中心高级总监

会议频率：至少每两天一次；

参与类别：公司内部会议、外部营销会议、客户培训会议；

参会设备：笔记本、笔记本电脑、笔及会议相关资料、名片、激光笔、无线翻页机等。

见面地点：除了公司和酒店，还有咖啡厅；

创意会议形式推荐：我在上海出差，需要上海和北京的同事一起开会，于是两地同时开启PPT。当时我用电话会议系统把我在上海的发言同时传到北京。但是我觉得不开会的会议解决问题的效率没有开会的会议高，有时候表达不清楚；

会议时间管理：使用Outlook的会议通知，或要求会议组织者提前发送短信。

客户培训会议将如何举行？

首先，明确会议的目的和对象。

我面对的是Qiyi.com广告公司的广告客户、开发客户和人员，他们来自市场部或采购部，是涉及广告和营销合作的部门。

开会前，我会通过销售部的同事，明确他们想从客户那里了解什么。一般我会要个提纲，然后准备相关材料，做PPT。如果对方是更高层次的人，我就不多说细节了。它将全面介绍视频行业的发展趋势、Qiyi.com的理念以及整个互联网行业的发展。

二、观众三心二意怎么办？

如果会场允许，我就不坐着说话了。因为开会的人也是坐着的，各自对着自己的电脑，如果双方没有眼神交流，听众很可能会各忙各的，或者听一会儿就困了。一般来说，我会袖手旁观投影仪，讲PPT，让观众也能看到我和PPT，通过抑扬顿挫的声音和相互交流的面部表情来吸引观众的注意力。

在会议过程中增加一些互动，比如在谈发展历史和社会热点的时候，可以顺势问几个小问题，这样听众就不会睡着或者走神了。

培训会人多的时候，演讲的时候不可能照顾到每个人的表情，所以需要下意识的增加一些互动环节，比如带奖提问，给答对的人派发小礼物；还可以做一些幽默的讲解，利用社会热点问题做一些类比，提高大家的听感兴趣。三、需要注意的问题。

一般我会尽量控制时间，预留10 ~ 20分钟的问答环节，看看大家有什么问题、意见和建议。有的企业比较喜欢提问，问题很尖锐，可以处理。最可怕的是，大家听完讲座就变得哑口无言，一点问题都没有。可能他们听不懂我在说什么，或者他们不感兴趣，或者我说得不好。

这时候我会和相关同事沟通，看看接下来需要说什么，会后是否需要给他们发书面资料，或者以后准备内容时需要注意什么，为接下来的培训积累经验。

跨部门沟通会议的经验

很多人会忽略跨部门沟通会。其实这一块处理不好，会影响整个公司的运营。从前期的目标到沟通效率再到后期的执行，部门间的沟通是非常重要的。

会前要做好充分的准备，这比见客户还要好。因为每次跨部门的会议，谈什么，解决什么都不一样。在这种情况下，首先要有一个明确的目标，列出所有要解决的问题。把这些问题在会前发出去，让大家准备好解决方案，然后带到会上讨论，效率更高。

问题分两种：一种是开放式问题，比如这是什么，要做什么等等；另一种是封闭式问题，即问题抛出后，给出几个选项，看各个部门对这些选项的态度，然后选出最佳方案。或者根据这些选项引出另一种解决问题的方法。我更喜欢抛出封闭式的问题，让大家在会前提前准备好方案，这样在会上就不会走得太远。

会议结束时，会议组织者强调今天说了什么，下一步计划是什么，需要解决什么问题，为沟通做什么准备等等。每次会议后做一份会议简报，通过邮件发给与会人员。

米兰姜

杰西女鞋集团中国市场部副总经理

会议频率：每天至少1 ~ 2次；每周有3次例会和2次临时会议；忙，40%以上的时间都在开会；

参与类别：高管会议、部门会议、项目会议、创意会议；

设备：电脑、手机、创意参考资料；

见面地点：公司的大闻室，外面的咖啡厅，酒店，商场；

创意会议形式推荐：团队所有成员在封闭的酒店内开会，不受外界和日常琐事的干扰，会议效率非常高；另外，在门店现场开会可以快速及时的与团队成员沟通，效果也很好；QQ和MSN也是方便有效的见面形式；

会议时间管理：最简单的是Outlook，可以提醒会议时间；其次，你也要了解参会人员的行程，根据每个成员的日程安排确定会议时间，设置时间提醒。

如何召开项目会议？

洁西女鞋刚刚在北京举办了秋冬新品发布会。以这次大秀的项目会议为例：

第一，开会前，要明确开会的目的。为了这场大秀，我们从三个月前就开始策划准备了。每次会议都有不同的目的，每次会议都会促进项目的进展。

第二，你需要对会议流程和参会人员有足够清晰的了解，准备好会议需要的道具、文件等一系列东西。从策划大秀开始，项目会议可能需要每周召开一次。会议流程如下：

1)回顾上周的会议记录；

2)确定本周进度；

3)确定各部门和第三方厂商的工作状态；

4)确定需要各部门协调的事项；

5)讨论决定下一步需要做什么，并将分工落实到人。

第三，为确保会议优质高效完成，应注意以下几点：

1)提前说明预期产出，分配流程和时间并严格执行；

2)确保每个合作伙伴都会到达现场；

3)确保会议所需的所有材料都完整出现；

4)确定下一步目标和未来日程。

第四，会议结束后，你需要检查会议记录，以确保下一项预定工作正常进行。

第五，一般来说，如果会议持续时间超过9 0分钟，实际上会人心涣散，会议质量极差。所以控制会议时间也是会议召集人需要注意的问题。

会议交流体验

我们有一种特殊的会议形式，即“绿灯会”，这是我们的创意发散会。在这样的会议上，与会者可以自由谈论自己的品牌，但没有人可以先提问。

另外，有时候会上有些人不爱发言，比较矜持，或者有新同事加入，对新环境不够了解也不发言。这时候老板的鼓励和表扬就很重要了。鼓励他们多说，赞美他们的想法，增加他们的信心。另一个有用的方法是给这类人分配实际工作，让他们对相应的工作有责任感，从而调动他们的积极性。

那么，你是怎么和老板或者客户沟通的呢？其实很简单，就是站在他们的立场上思考问题，提前想想他可能会问什么，他可能会担心什么，他们听从你的建议后能得到什么。在对方的立场上解决了这些问题之后，说服他们肯定不是问题。