文秘办公室接待的礼仪常识有哪些

秘书室接待有哪些礼仪知识？

秘书工作不可避免的要接待来访者，所以学习办公室接待礼仪常识是秘书工作的必修课。今天分享秘书室接待的礼仪知识，希望对大家有所帮助。

秘书室接待礼仪知识(1)接待礼仪

经常有人因为各种原因来办公室找秘书，所以秘书要掌握好接待来访者的礼仪，这不仅涉及到组织形象，而且对秘书工作的顺利开展也有很大的关系。

如果因工作繁忙暂时不能接待来访者，应先道歉，然后询问来访者是否再等一会儿或另约时间。永远不要让别人无缘无故等太久。当来访者是上级或长辈时，秘书应起立握手表示欢迎。来访者试图解释一些问题。你一定要耐心听别人的话，用你的表情和行为来表明你在认真听。谈话过程中，不要随意做出承诺；出现矛盾和意见分歧时，要克制自己的情绪，用平和的方式处理。

在通过谈话处理事务的过程中，能马上解决或回答的问题要及时处理，不摆架子，不故意拖延时间；对于不能立即解决的问题，向来访者说明原因，另约时间解决或讨论。如果来访者来访时间过长，你又有其他事情要做，可以通过看表起身的方式，委婉地提醒他或者告诉他结束谈话。不要以敷衍和不耐烦的方式草草结束谈话，给对方留下不好的印象，从而影响组织和单位的形象。

(2)拜访礼仪

对外联络是秘书工作的重要内容之一。由于各种原因，秘书经常拜访别人。了解和掌握拜访礼仪有助于秘书人员顺利完成任务。

拜访时，第一礼仪是准时赴约。一般要提前3-5分钟到。遇到突发的紧急情况，一定要给对方打电话，说明自己的理由，并道歉。为了表示尊重，拜访一般提前3-5天预约，预约前一天再确认时间地点。没有特殊情况，一般不要突然来访，以免打扰对方的工作安排。见完观众，如果是第一次，要主动介绍自己。如果是熟人，应该先打招呼，握手。说话的时候要开门见山，不要浪费时间。说话时注意对方的反应，给对方说话和回复的时间，不要一个人滔滔不绝。对对方的举动非常敏感。当对方有结束谈话的意图时，及时起身离开，不要远离。

(3)汇报工作时的礼仪

向上级汇报是秘书的重要工作内容之一。秘书一方面可以通过掌握正确的汇报工作礼仪给上级留下好印象，同时可以畅通无阻地与领导沟通，提高工作效率。

由于领导工作繁忙，秘书与领导之间预定的谈话时间必须严格遵守，不得站着说话不腰疼。守时是秘书人员的基本素质要求之一。赴约时不要过早到达，以免在领导没准备好的情况下出现尴尬局面；也不要迟到。让领导等着。进入领导办公室前，要轻轻敲门，得到允许后才能进入。如果领导办公室的门开着，敲门提醒领导及时调整状态。

汇报时要注意优雅大方，说话得体。速度和语调适中，吐字清晰。语言简洁明了。汇报过程中，领导的任何意见和建议都要及时记录下来，以便谈话后整理和补充原始材料。汇报结束后，如果领导的谈兴仍然很强，他不应该表现出不耐烦，他不能离开，直到领导说结束。离开时，要整理好自己的衣服、座位等。领导道别时，你要主动说“谢谢”“请留步”以示礼貌。

(4)办公室仪容礼仪

在办公室里，秘书应该树立整洁端庄的个人形象。如果单位有统一服装，男女都尽量穿工作服。如果没有，在办公室尽量选择保守的服装。以男士西装为主，女士商务西装为主。女性的着装要端庄大方，不能过于暴露或前卫。化妆要清淡。夏天男人不应该在办公室穿拖鞋、短裤和背心。休闲服、运动服等。也不适合办公室的工作环境。

秘书接待客人须知1。不管你接待什么样的客人，你都应该公平礼貌，本着先到先得的原则接待每一位客人。

2.无论接待什么样的客人，都要态度温和，绝不皱眉。

3.接待客人时，要庄重，但要留有说话的余地。

4.对于有预约的客人，请迅速传达他的要求，不要让客人久等。

5.为了避免错误，你应该确认客人所说的一些重要事项。

6.尽快记住客人的面孔和名字，了解他们与公司的关系。

7.请客人填写接待登记表。

8.除非你的老板已经确认了他想见的客人，否则不要让他进来。

9.在不知道对方身份的情况下，如果对方问老板是否在场，甚至老板的整个工作安排，不要直接回答是否在场，而要尽量从对方那里获得一些有用的信息。

10.陌生客人来访，一定要注意介绍自己的姓名、公司等基本信息；根据不同情况，询问来访者的意图和目的是必要的，但询问时不要有失礼仪。

秘书日常接待要领(1)问候和招待客人

客人要注意以下几点。

1.当客人要找的负责人不在时。

明确告诉对方负责人去哪了，什么时候回单位。请留下你的电话和地址，说清楚是客人再来单位还是我们负责人去其他单位。

2.当客人到达时

我们负责人由于各种原因不能马上见面，要向客人说明等待原因和等待时间。如果客人愿意等，我们应该给他们提供饮料和杂志。如果可能的话，我们应该不时为客人更换饮料。

3.接待人员在带领客人到达目的地时，应有正确的引导方法和姿势。

(1)走廊中的引导方法。

接待员会跟在客人前面两三步，让他们往里走。

(2)楼梯中的引导方法。

当你引导客人上楼时，你应该让他们走在前面，接待员走在后面。如果你下楼，接待员应该走在前面，客人在后面。上下楼梯时，接待人员要注意客人的安全。

(3)电梯中的引导方法。

引导客人乘电梯时，接待员先进入电梯，客人进入后关闭电梯门，到达后，接待员按下“on”按钮，让客人先出电梯。

4.客厅的指导方法。

当客人进入客厅时，接待员会用手示意他们坐下。看到客人坐下后，可以点头离开。如果客人误坐了，请客人改坐起来(一般靠近门的一侧是下座)。

(2)迎送客人

1.帮助客人确认他们的行李，并帮助他们小心地把行李搬到车上。收拾好行李后，向客人解释，并表示感谢和告别，如“旅途愉快，欢迎下次再来！”“祝你一路平安，也希望我们合作愉快！”等等。

2.帮客人关车门时，时间要恰到好处，不能太重也不能太轻。太重会吓到客人，太轻不会关门。还要注意不要让客人的衣服和裙子被车门夹住。

3.门关上后，你不能马上转身离开。而是要等客人的车启动，微笑挥手告别，看着车走了才离开。

(3)接待预订的客人

在最初的问候之后，客人们会自我介绍并说出他们想认识的人的名字。秘书应该首先确定是否有预约。

(四)向老板挡驾

1.除了一些非常特殊的情况，老板在办公室的时候要请示。不

2.即使在拒绝对方的时候，也要讲究礼仪，留有说话的余地。

(5)同时接待来访的客人

1.坚持先到先得，一视同仁的原则。

2.在接待先来的客人时，请微笑着等待后来的客人。

3.请先向客人登记，然后在到达之前问候他们。

4.记住要根据封面来判断一本书。

(6)接待不速之客

1.先问清楚对方的目的。如果对方没说什么，就应该向他表明这是工作需要。

2.如果来访的客人想指名道姓地与某人交谈，他应该立即与对方联系。但是，你不应该在接触之前就给客人一个肯定的回答。

3.不要当着客人的面给当事人打电话，这样他们拒绝见面就不会找借口了。让客人和秘书保持一定的距离，因为客人听不清秘书的话。

4.用委婉的方式拒绝客人。

5.尽量不要让客人在前台长时间停留。

(七)接待上门投诉。

1.将客人带到会议室，为客人创造良好的接待环境。

2.尽量满足客人的情感需求和专业需求。

(八)接待媒体记者。

1、要热情配合，提供方便。

2.仔细考虑要报告的内容，并提供真实的信息。

3.不要擅自决定自己没有把握的事情。

4.注意内外差异，保守公司秘密。